Os documentos fiscais são fundamentais para o transporte rodoviário de cargas. São eles que comprovam todas as informações sobre a carga, o remetente e o destinatário do serviço de transporte.
Como esses documentos precisam estar sempre junto da carga durante a movimentação, é fundamental criar um sistema de emissão seguro e ágil. Além disso, é importante revisar com cautela todos os dados constados neles. Qualquer informação incorreta pode atrasar a entrega dos produtos e até resultar em apreensão.
Enquanto existem documentos padrões, que são sempre requisitados no transporte de mercadorias no país, existem também as cargas especiais. No caso dessas cargas, como remédios ou produtos químicos, a legislação pode requerer uma documentação extra para que o transporte seja feito.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A Nota Fiscal Eletrônica é um documento obrigatório, que deve ser emitido na venda de qualquer produto ou serviço. É nela que ficam registrados todos os detalhes da transação, bem como os impostos a serem recolhidos sobre ela.
Como a sua emissão pela internet, ela garante a segurança e confiabilidade dos dados e também agiliza os trâmites entre o emissor da nota e os órgãos públicos.
A NF-e deve ser enviada ao consumidor quando a compra é efetivada, para que ele tenha acesso rápido às informações registradas na compra.
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)
A Nota Fiscal Eletrônica possui um documento auxiliar impresso, que é o DANFE, uma cópia que visa facilitar o acesso às informações na NF-e. Contudo, o DANFE não a substitui, servindo apenas para confirmar os dados da mercadoria em trânsito.
É no DANFE que se colhe a assinatura do destinatário no momento da entrega ou ao final do serviço prestado. Dessa maneira, ele funciona como um comprovante físico de que a operação foi realizada.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
Semelhante à nota fiscal, esse documento contém informações sobre a prestação do serviço de transporte de cargas. Portanto, o CT-e é obrigatório para as transportadoras, sendo emitido e arquivado digitalmente.
Esse documento fiscal precisa ser registrado e autorizado no site da Secretaria da Fazenda Estadual (Sefaz). E, como o CT-e é um registro sujeito a fiscalização em todos os estados, ele é válido legalmente em todo o país.
Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)
O DACTE é uma cópia impressa do CT-e. Como seu próprio nome já diz, ele é um arquivo auxiliar que atua como a representação física do anterior.
Esse documento não substitui o Conhecimento de Transporte Eletrônico, servindo apenas para acompanhar a carga em trânsito. Nele, estão todos os dados que que permitem sua conferência no site da Fazenda.
Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
O MDF-e é um registro criado pelo Governo Federal que visa minimizar a burocracia e a emissão de diversos documentos. Ele tem o objetivo principal de otimizar o acompanhamento pelo fisco, contendo informações de todas as operações comerciais e detalhes importantes sobre a carga e o transporte.
Ou seja, esse manifesto centraliza o registro dos documentos fiscais, compilando diversas informações em um só lugar. Ele é gerado e armazenado digitalmente, sendo válido em todo o território nacional.
Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE)
Como todos os documentos anteriormente citados, o MDF-e também possui um registro auxiliar, que é o DAMDFE. Esse documento é uma cópia física, impressa, que acompanha a mercadoria no transporte.
Como é apenas uma duplicata para assegurar a carga, esse documento auxiliar não substitui o eletrônico.
Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C)
Esse documento se refere ao seguro de responsabilidade civil por danos a terceiros relacionado ao transporte rodoviário de cargas. O RCTR-C deve ser contratado pela transportadora e garante a cobertura no caso de acidentes ocorridos com os veículos.
É importante ressaltar que esse é um seguro que toda transportadora deve ter, mesmo que sua empresa já tenha seguro próprio.
Importância da documentação para o transporte
Esses são apenas alguns dos documentos que a sua empresa, como proprietária da carga, deve providenciar. Ter cada um deles atualizados e arquivados é importante para não correr o risco de receber multas por infrações desnecessárias.
Agora que você já conhece todos os documentos importantes para o transporte, aproveite para ler nosso artigo com dicas para escolher a transportadora ideal.
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